Klantcase: Wieteke van Diggele
Baas over je eigen tijd
Wieteke is dé sidekick voor haar klanten. Voor vele succesvolle ondernemers neemt zij de complete klantsupport voor haar rekening. En met succes! De aanvragen voor nieuwe samenwerkingen vliegen haar om de oren. Maar zo behulpzaam ze is voor haar klanten, zo moeilijk maakt ze het zichzelf daardoor.
Ik liet anderen mijn agenda bepalen. Dat moest anders!
Te vaak komt ze erachter dat haar dag ineens is opgeslokt door dat ene spoedklusje wat net niet in haar agenda paste. De klant helemaal happy, maar Wieteke volledig gesloopt op de bank. Dat moest anders, zeker nu ze onlangs moeder is geworden. Zelf heeft ze veel dingen geprobeerd om dit probleem op te lossen, maar telkens zonder resultaat. Daarom besloot ze om in het Grip op de Zaak traject te stappen.
Zo zijn we aan de slag gegaan
Weinig inzicht in tijd en werkzaamheden
Om een goed beeld te krijgen hoe Wieteke op dit moment werkte, begonnen we in de kick-off met het in kaart brengen waar ze tegenaan loopt. Al snel werd duidelijk dat ze in hoofdlijnen een bepaalde structuur had, maar die vooral in haar hoofd te vinden was en totaal niet realistisch. Wanneer ze welke klant moest bedienen stond wel in haar agenda, maar de tijdsinschatting klopte niet. Bovendien waren haar to-do’s niet op een plek te vinden. Dit zorgde voor onrust en een onvoldaan gevoel aan het einde van de dag.
Alles bijhouden wat je doet
Nu de oorzaak duidelijk was, konden we aan de slag. Om realistisch te kunnen plannen, hebben we eerst inzicht nodig in hoeveel tijd een klant écht in beslag neemt. Want als je niet weet hoe lang iets duurt, kan je het ook niet inplannen. Daarom gaf ik Wieteke huiswerk om alle taken die ze deed bij te houden en in te vullen in haar agenda. Echt alle taken, dus ook de Appie die met de weekboodschappen voor de deur staat.
Na een week bijhouden van alle taken schrokken we van de overvolle agenda. Nu ineens alles werd genoteerd, was zichtbaar dat taken elkaar overlapten en Wieteke soms 3 dingen tegelijk wilde doen. Niet zo gek, want als ondernemende moeder moet je vaak alle ballen in de lucht houden.
Basis voor elke week
Nu alle taken inzichtelijk waren, gingen we aan de slag met een weekplanning die wél realistisch is. Eén die ervoor zorgt dat niet haar klanten, maar Wieteke de baas is over haar agenda. Die volledig aangepast is op wanneer zij wil werken en wanneer zij vrij wil zijn – en ook echt vrij kán zijn. We hebben samen een weekrooster vormgegeven en ingevuld in haar online agenda. Op deze basis kan ze vertrouwen. Belt er een klant met een spoedje? Dan kan Wieteke in één oogopslag zien of ze daar tijd voor heeft.
Agenda + to do’s = overzicht
De weekplanning staat, maar wat er in die tijd exact gedaan moet worden ontbreekt nog. Daarom was het nodig om overzicht te creëren voor al haar taken. Zelf heeft ze eerder geprobeerd deze in een online tool te verzamelen, maar kreeg vooral ruzie met de tool en is daarom maar bij pen en papier gebleven. Samen hebben we Asana opnieuw van stal gehaald en ingericht zodat zij:
- precies ziet wat zij moet doen voor elke klant
- haar deadlines inzichtelijk heeft
- al haar aantekeningen op één plek heeft
- altijd en overal erbij kan.
Eindelijk weer echt vrij zijn
Na slechts 1 maand is Wieteke weer volledig baas over haar eigen tijd. Ze heeft weer overzicht in haar agenda en to-do’s en weet exact wanneer ze wat moet doen. Het onrustige gevoel van nooit klaar zijn ervaart ze daardoor niet meer. Ze plant realistischer en meer vooruit en weet wanneer ze ruimte heeft voor een nieuwe klant. Dit helpt haar om haar grenzen beter aan te geven.
Door Martha heb ik weer grip op mijn eigen tijd!
Na een productieve dag klapt ze met een voldaan gevoel haar laptop dicht en geniet ze van de tijd met haar gezin. De woensdag is nu standaard haar vrije dag en de week is zo ingericht zoals zij dat wil. Ze ervaart weer hoe ondernemer hoort te zijn: met vrijheid.
Dit vond Wieteke van de samenwerking
“Ik was de grip op mijn agenda kwijt. Anderen bepaalden wat er die dag gingen gebeuren en daar had ik geen zin meer in. Als mama van een baby moet je gewoon goed plannen en dat miste ik.
Het Grip op de Zaak traject werkt als een tierelier! Door Martha heb ik letterlijk grip op mijn agenda en weet ik hoe ‘druk’ ik echt ben. Ik weet nu ook welke taken me hoeveel tijd kosten, en hou ik alles heel nauwkeurig bij. Ik heb weer het idee echt vrij te kunnen zijn zonder een gejaagd gevoel te hebben. Ik had nooit verwacht dat het zó snel goed zou komen.”
Ook weer de baas worden over je eigen tijd?
Vraag dan de gratis Structuur Check aan. Hierin gaan we samen sparren en kijken waar verbetering mogelijk is.